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5 innovations qui transforment la collaboration en entreprise

Depuis quelques années, de nouveaux outils digitaux émergent, fruits du bouleversement du web 2.0 et de la révolution des objets connectés et applications web-based. Ces innovations au travail apparaissent souvent pour répondre aux besoins des entreprises, et bénéficier ensuite au plus grand nombre. 2014 n’y a pas échappé, voyant s’affirmer plusieurs géants sur le marché et apparaître des idées très prometteuses. Nous vous proposons ici de passer en revue 5 innovations qui permettent la transformation de la collaboration en entreprise, avec quelques exemples clés pour chacune.

Outils de sauvegarde de notes en ligne

Le principe : créer des notes, des mémos vocaux, archiver, créer et gérer des tâches. Des pratiques qui existaient auparavant sous plusieurs formes (post-it, dictaphone, onglets de page web en favori, etc.). Et qui aujourd’hui (petite révolution) ont été agrégées en un logiciel qui centralise et potentialise ces usages. Avec l’évolution du cloud storage, il est à présent possible de sauvegarder ses notes en ligne. Ce afin de les retrouver sur tous les devices ordinateurs et smartphones connectés, de les partager avec des collaborateurs (en lecture seule ou édition). Les mots résumant cet outil innovant : connecté et collaboratif. Le meilleur exemple reste Evernote, proposé en utilisation gratuite et accessible en multi-plateforme (PC, MAC, iOS et Android).

Stockage et partage de documents

Le principe : stocker des documents, les partager autour de soi. La révolution : exit les clés usb et l’envoi de mails avec pièces jointes sensibles. Les services de stockage en ligne permettent désormais de sauvegarder, visualiser et partager des documents en quelques secondes. Le stockage sur le web permet de diffuser instantanément et à distance des documents à toute personne utilisant le même service, pour un partage d’information optimal. L’outil le plus utilisé est sans conteste Dropbox, qu’il est possible d’associer à de très nombreux logiciels de gestion de documents et emails.

Transformation de la collaboration en entreprise : les suites bureautiques en ligne

Le principe : des outils en mode collaboratif. La révolution : l’aspect collaboratif est probablement ce qui manquait le plus aux services de stockage et de partage de documents en ligne. Le casse-tête du travail collaboratif et à plusieurs sur un même document est enfin résolu grâce à différents logiciels. Ils permettent en effet des modifications instantanées au sein d’espaces de travail partagés. De nombreuses organisations, comme Airbus par exemple, ont mis en œuvre avec succès ces nouveaux outils innovants dans leur quotidien.

Google Drive permet notamment de créer et de modifier des documents hébergés sur la suite Google Docs, les modifications étant visibles en temps réel pour tous les utilisateurs y ayant accès. Microsoft office 365 permet également de travailler à distance, et offre la possibilité de partager et modifier les documents avec plusieurs collaborateurs. Ces suites bureautiques en ligne participent notamment à l’essor du remote (ou télétravail).

Gestion de projet et logiciels de Workflow

5 innovations qui permettent la transformation de la collaboration en entreprise…zoom sur les outils de gestion de projet. Le principe : la gestion des projets a toujours nécessité beaucoup de coordination de la part du chef de projet. Avant, il fallait sur-communiquer pour demander à chacun l’état d’avancement de chaque étape, et agglomérer les informations de façon sérielle, sans vision globale. La révolution : de nouveaux outils de gestion de projet ont vu le jour, permettant un monitoring des projets dans leur ensemble.

Plusieurs fonctionnalités se côtoient, parmi lesquelles des outils de synchronisation, de gestion des tâches et du temps alloué à chacune, ainsi que des agendas partagés (organisation et suivi d’un planning). Ces outils assistent le chef de projet dans le suivi, et permettent de contrôler et d’accélérer les interactions entre les contributeurs, les relecteurs et la personne chargée de la validation. L’institut Pasteur et Météo France ont notamment expérimenté avec succès les fonctionnalités d’agendas partagés entre équipes pour fluidifier la gestion de ses projets.

Google Agenda, l’application calendrier sur Outlook.com, l’agenda de Yahoo Mail sont des exemples d’outils permettant la gestion commune d’un agenda. D’autres, tels que Nozbe ou Workflowgen, intègrent encore davantage de fonctions.

Communication et partage d’information : les innovations

Le principe : transmettre et partager l’information entre collègues. Il existe plusieurs canaux de communication traditionnels : le téléphone, l’email, le tchat, la visio-conférence, et la messagerie instantanée. L’utilisation des emails a explosé sans contrôle, inondant les boites des managers et collaborateurs, et entrainant des risques d’hyperconnexion, de baisse de la concentration, et de charge mentale élevée. De nouveaux outils de communication offrent désormais des usages alternatifs à l’email pour optimiser et faciliter le partage de l’information. La révolution : face à l’échec du « tout emails », des outils plus intégrés sont à présent à l’étude. Avec des canaux de communication inscrit dans l’instantanéité.

Slack rassemble ainsi des fonctionnalités de tchat intégrant des fonctionnalités en lien avec des Box et des suites bureautiques en ligne. Elles permettent de se passer de plus en plus de l’usage des emails. Asana ambitionne même de s’en passer totalement.

👉 N’hésitez pas à partager en commentaires vos retours sur ces 5 innovations qui permettent la transformation de la collaboration en entreprise, et à soumettre vos propres outils !